Paano gumawa, ayusin, at i-customize ang mga folder sa Gmail: Isang kumpletong gabay na may mga tip at automation

Mga Gabay sa Android » Pangkalahatan » Paano gumawa, ayusin, at i-customize ang mga folder sa Gmail: Isang kumpletong gabay na may mga tip at automation

Itinatag ng Gmail ang sarili bilang isa sa mga pinakaginagamit at pinahahalagahang serbisyo ng email sa buong mundo., salamat sa kadalian ng paggamit nito, pagiging tugma sa mga device at computer, at walang putol na pagsasama nito sa Google at Android ecosystem. Gayunpaman, bagama't madaling magsimula, maraming user ang hindi nakakaalam o hindi lubos na sinasamantala ang mga advanced na tool sa organisasyon na inaalok nito, lalo na pagdating sa Mahusay na pamamahala ng email gamit ang mga folder o label. Isa sa mga pinakakaraniwang tanong na itinatanong ng mga user ay kung posible ba talagang gumawa ng mga folder sa Gmail upang ayusin ang email tulad ng iba pang tradisyonal na serbisyo.

Sa buong artikulong ito, matutuklasan mo Paano gumawa, mamahala, mag-customize, at mag-automate ng mga folder (label) sa Gmail. Tutulungan ka naming maunawaan ang pagkakaiba sa pagitan ng mga folder at label, kung paano masulit ang mga ito mula sa anumang device, at kung paano i-automate ang proseso upang hindi ka na mag-aksaya ng oras sa paghahanap muli ng mahalagang email.

Posible bang gumawa ng mga folder sa Gmail? Pagkakaiba sa pagitan ng mga folder at mga label

Ang tanong ay madalas itanong: Maaari ka bang lumikha ng mga folder sa Gmail tulad ng iba pang mga serbisyo ng email? Ang opisyal na tugon ng Google ay iyon Ang Gmail ay hindi gumagamit ng mga karaniwang folder, ngunit mga label. Kahit na ang konsepto ay naiiba, ang resulta ay halos pareho at mas malakas. Ang mga label sa Gmail ay isang binagong bersyon ng mga folder. Maaari kang maglapat ng maraming label sa parehong email., habang pinapayagan lamang ng mga tradisyonal na folder ang isang mensahe na maimbak sa isang folder sa isang pagkakataon.

Para saan ang mga label ng Gmail? Pinapayagan ka nilang:

• Pagbukud-bukurin ang iyong mga email sa iba't ibang kategorya (personal, trabaho, mga invoice, proyekto, atbp.).
• Maglapat ng maraming label sa isang mensahe: : ang parehong email ay maaaring kabilang sa parehong "mga proyekto" at "mga invoice" sa parehong oras.
• Madaling maghanap at maghanap ng mga email sa pamamagitan ng pag-click sa anumang label sa side panel.
• Mga nesting tag upang lumikha ng mga subfolder at hierarchy ng organisasyon.

Kaya, kahit na ang terminong "folder" ay hindi pormal na ginagamit sa Gmail, Maaari mong pag-uri-uriin at pamahalaan ang iyong mga email na parang tradisyonal na mga folder, ngunit may higit na kakayahang umangkop at kahusayan..

Paano gumawa ng folder (label) sa Gmail mula sa browser

Isa sa mga pinaka-maginhawa at visual na paraan upang ayusin ang iyong email ay Gumawa at mamahala ng mga folder sa Gmail gamit ang isang computer. Sundin ang mga detalyadong hakbang na ito upang gawin ito:

1. Pag-access sa Gmail mula sa iyong browser at mag-log in sa account kung saan mo gustong gumawa ng bagong folder.
2. Sa kaliwang sidebar, mag-scroll pababa hanggang makita mo ang seksyon Tags.
3. Mag-click sa icon + (o “Gumawa ng bagong tag”), karaniwang matatagpuan sa tabi ng pamagat na “Mga Tag.”
4. Sa lalabas na window, i-type ang pangalan na gusto mo para sa bagong label (halimbawa, "Mga Invoice," "Trabaho," "Pamilya," atbp.).
5. Opsyonal: Kung gusto mong gumawa ng subfolder (nested tag), piliin ang “Nest tag inside” at piliin ang parent tag kung saan mo gustong gawin ang subfolder.
6. Mag-click sa Lumikha at makikita mo ang iyong bagong label sa side list.

Mga Advanced na Bentahe: maaari kang magkaroon ng hanggang sa 10.000 label bawat account at, kung kailangan mo, unahin ang iyong organisasyon sa pamamagitan ng paglalagay ng mga label sa loob ng iba, pagtulad sa mga subfolder tulad ng gagawin mo sa isang tradisyonal na file system.

Paano gumawa ng folder sa Gmail mula sa Android app

Ang paggamit ng Gmail sa isang mobile phone ay nagiging mas karaniwan. Bagama't ang Android at iOS app ay may ilang pagkakaiba sa desktop na bersyon, Maaari kang gumawa at mamahala ng mga label mula sa app upang panatilihing perpektong organisado ang iyong inbox mula saanman:

1. Buksan ang app Gmail sa iyong mobile.
2. Mag-click sa icon ang tatlong pahalang na mga bar (menu ng hamburger) sa kaliwang sulok sa itaas.
3. Bumaba sa seksyon ng Tags at mag-click sa gumawa ng bago.
4. Ilagay ang iyong gustong pangalan para sa iyong bagong folder o label at kumpirmahin ang paggawa nito.

Tandaan: Sa ilang device, maaaring ma-label ang opsyon bilang Gumawa ng bagong dokumento dahil sa mga awtomatikong pagsasalin o bersyon ng app na hindi ganap na na-update. Sa alinmang kaso, halos magkapareho ang proseso: hanapin ang bagong opsyon sa label at italaga dito ang gustong pangalan.

Maaari kang lumikha ng maraming mga folder (label) hangga't kailangan mo, na walang praktikal na limitasyon sa iyong pang-araw-araw na organisasyon.

Paano magdagdag ng mga email sa isang folder (label) sa Gmail

Kapag nagawa na ang iyong mga label, ang susunod na hakbang ay Maglipat o magtalaga ng mga email sa iyong mga folder ng Gmail (mga label). Magagawa ito sa maraming paraan, kapwa sa computer at sa mobile:

• Mula sa computer: Markahan ang isa o higit pang mga email sa iyong inbox, i-click ang icon "Ilipat sa" o "Label", piliin ang gustong folder o label at awtomatiko itong ilalapat.
• Mula sa telepono: Magbukas ng email, i-tap ang tatlong tuldok sa kanang sulok sa itaas at piliin "Baguhin ang mga label" o "Ilipat sa". Piliin ang gustong (mga) label at pindutin ang "OK."
• Sa parehong mga kaso: Maaari kang magtalaga ng higit sa isang label sa parehong email, na nagbibigay-daan sa iyong ayusin ito ayon sa cross-theme.

Salamat sa sistemang ito, Posibleng magkaroon ng isang email sa ilalim ng iba't ibang kategorya nang hindi ito dinu-duplicate.. Halimbawa, maaaring may label na "Bakasyon" at "Mga Pagbabayad" ang isang email sa pagpapareserba sa paglalakbay.

Paano I-automate ang Organisasyon: Gumawa ng Mga Filter sa Gmail

Gusto mo bang pumunta ng isang hakbang pa at Awtomatikong inaayos ng Gmail ang iyong mga email sa mga folder? Ang susi ay nasa mga filter ng gmail: Maaari kang matuto nang higit pa sa Paano i-back up ang iyong mga email sa Gmail upang mapanatiling ligtas at mahusay ang iyong organisasyon.

1. Sa itaas ng iyong inbox, i-tap ang maliit na drop-down na arrow sa box para sa paghahanap.
2. Tukuyin ang pamantayan ng filter: nagpadala, mga keyword, tatanggap, laki, atbp.
3. Mag-click sa Lumikha ng filter.
4. Markahan ang function "Ilapat ang label" at piliin o likhain ang folder kung saan mo gustong awtomatikong ma-archive ang ganoong uri ng email.
5. Kumpirmahin ang paggawa ng filter at, kung gusto mo, maaari mo ring ilapat ito sa mga umiiral nang email.

Kalamangan:

• Kumpletuhin ang automation para sa mga regular na email (mga invoice, newsletter, notification sa trabaho, atbp.)
• Iwasan ang inbox overload
• Nagbibigay-daan sa iyong i-archive, lagyan ng star, tanggalin o ipasa ang mga mensahe ayon sa tinukoy na mga panuntunan

Paano i-edit, palitan ang pangalan, o tanggalin ang mga folder (mga label) sa Gmail

Ang pamamahala sa iyong mga Gmail folder ay hindi nagtatapos sa kanilang paggawa. Pwede I-edit, palitan ang pangalan, itago, o tanggalin ang mga tag nang madali at mabilis:

• I-edit o Palitan ang pangalan: I-click ang tatlong tuldok sa tabi ng label sa sidebar, piliin ang "I-edit" o "Palitan ang pangalan," italaga ang bagong pangalan, at i-save ang iyong mga pagbabago.
• Alisin: Katulad nito, gamitin ang tatlong tuldok na menu at piliin ang "Alisin ang Label." Kumpirmahin ang aksyon. Tandaan na inaalis lang nito ang label, hindi ang mga email.
• Magbalatkayo: Kung marami kang label at gusto mong bawasan ang visual na kalat, maaari mong itago ang mga ito mula sa seksyong "Pamahalaan ang Mga Label."
• Mga custom na kulay: Maaari kang magtalaga ng iba't ibang kulay sa bawat label upang mas madaling makilala ang mga ito. Mag-hover lang sa label, i-click ang tatlong tuldok, at piliin ang "Kulay ng Label."

Tip: Bago magtanggal ng label, tingnan kung hindi ka mawawalan ng mabilis na access sa mahahalagang mensahe. Tandaan na mananatili ang mga email sa iyong account kahit na tanggalin mo ang label, maliban kung pipiliin mo ring tanggalin ang mga ito.

Paano gumawa ng mga subfolder o nested na label sa Gmail

Nakamit ang advanced na organisasyon sa pamamagitan ng mga subfolder (mga nested tag). Posibleng buuin ang iyong email ayon sa mga proyekto, kliyente, taon, departamento, atbp. Maaari ka ring kumonsulta mga kahalili sa Gmail Kung naghahanap ka ng iba pang mga opsyon sa organisasyon ng mail.

1. Mula sa panel ng Mga Label, i-click ang tatlong tuldok sa tabi ng pangunahing label kung saan mo gustong gumawa ng subfolder.
2. Piliin ang "Magdagdag ng Sublabel."
3. Ilagay ang pangalan ng subfolder at i-click ang "Lumikha."
4. Lalabas ang subfolder sa ibaba ng pangunahing folder, na nagbibigay-daan para sa mas malinaw na hierarchical at visual na pamamahala.

Tamang-tama para sa mga user na may maraming proyekto o nakakatanggap ng mataas na dami ng mga mensahe, dahil pinapayagan ka nitong mag-nest ng mga label, na higit pang ayusin ang istraktura ng iyong email.

Ipakita o itago ang mga label sa Gmail

Minsan, sa napakaraming label, ang sidebar ng Gmail ay maaaring maging kalat. Maaari mong piliin kung aling mga label ang ipapakita o nakatago. madali:

• I-click ang “Pamahalaan ang Mga Label” sa side menu o pumunta sa Mga Setting > Mga Label.
• Sa tabi ng bawat label, piliin kung gusto mo itong makita, kapag may mga mensahe, o nakatago.

Nakakatulong ito na panatilihing malinis ang interface at nakatuon sa kung ano ang mahalaga.

Mga advanced na tip para sa pag-aayos ng iyong email sa Gmail

• Pagsamahin ang mga tag at filter: I-automate ang lahat ng magagawa mo gamit ang mga panuntunan at label para makatipid ng oras at maiwasan ang gulo sa iyong inbox.
• Magtalaga ng mga matalinong kulay: Gumamit ng mga kulay upang makilala ang pagkakaiba sa pagitan ng mga lugar (trabaho, pamilya, mga kliyente, agarang abiso, atbp.).
• Gumamit ng mga label bilang mga listahan ng gagawin: Halimbawa, maaari kang lumikha ng mga label tulad ng "Nakabinbing Tugon" o "Para sa Pagsusuri."
• Muling suriin ang iyong mga label: Suriin at tanggalin ang mga hindi kinakailangang tag paminsan-minsan upang panatilihing napapanahon ang lahat.
• Limitasyon sa visibility: Sa web version, hanggang 500 tag lang ang makikita mo sa sidebar; higit pa rito ay maaaring magpabagal sa pag-charge.
• Huwag malito ang pagtatago sa pagtanggal: Inaalis lang ng pagtatago ang label sa view, ngunit umiiral pa rin ito at may label pa rin ang mga email.

I-export ang mga email mula sa isang folder (label)

Kung kailangan mong i-export o i-backup ang lahat ng email mula sa isang partikular na labelMaaari kang umasa sa mga tool ng third-party tulad ng mga opisyal na extension ng Chrome, o gamitin ang serbisyo ng Google Takeout upang i-export ang lahat ng iyong email na may partikular na label.

Gayunpaman, pakitandaan na ang advanced na pag-export ay available lamang para sa mga karaniwang account, hindi para sa mga account na pinamamahalaan ng mga organisasyon.

Ang pagpapanatiling maayos sa iyong email sa Gmail gamit ang mga folder (mga label) ay magpapadali sa iyong buhay.: binabawasan ang stress, pinatataas ang pagiging produktibo at makakatipid sa iyo ng oras araw-araw. Ginagamit mo man ang iyong account para sa trabaho, paaralan, o personal na pamamahala, ang mga posibilidad na may mga label ng Gmail ay walang katapusan. Maglaan ng ilang minuto upang i-set up ang iyong system ng organisasyon at makikita mo kung paano nagsisimulang magkaroon ng kahulugan at maging maayos ang lahat ng iyong email, na nagbibigay-daan sa iyong tumuon sa kung ano ang tunay na mahalaga.

Kaugnay na artikulo:

Ang pinakahuling gabay sa paggawa ng buong backup ng iyong Android phone